Metallverarbeitung

Politik der Integritätswarnung

1. Einleitung
2. Meldepflichtige Situationen
3. Wer kann Meldungen einreichen
4. Meldeverfahren
5. Inhalt der Meldung/Warnung
6. Hinweisgeberschutz
7. Ermittlungs- und Lösungsmethode

1. Einleitung

Diese Politik gilt für Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen erlangt haben und Gesetzesverstöße melden möchten, die im Rahmen der Tätigkeit von ELMAS S.R.L. aufgetreten sind oder auftreten könnten, um auf diese Situationen hinzuweisen und dazu beizutragen, dass Maßnahmen zur Beseitigung der Verstöße ergriffen werden.

1.1. Zweck und Anwendbarkeit

Zweck dieser Politik ist es, die Bedingungen für die Meldung mutmaßlicher Verstöße gegen die ethischen Regeln und die für ELMAS S.R.L. geltenden Verhaltensnormen sowie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen festzulegen, insbesondere die Kategorien, die im Gesetz 361/2022 über den Schutz von Hinweisgebern im öffentlichen Interesse festgelegt sind. Diese Politik legt den Rahmen für die interne Meldung fest und sieht gegebenenfalls Schutz-, Unterstützungs- und Abhilfemaßnahmen für Personen vor, die solche Meldungen einreichen.

Diese Politik gilt für alle Mitarbeiter, einschließlich der Bewerber im Einstellungsverfahren, sowie für die Mitarbeiter der ELMAS S.R.L., die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Gesetzesverstöße erhalten haben.

1.2 Grundlagen

Die Warnpolitik ist ein Mittel, um die Integrität, das Vertrauen und den Namen von ELMAS S.R.L. zu gewährleisten. Indem ELMAS S.R.L. ein Umfeld des Vertrauens und der Sicherheit für seine Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten schafft, ermutigt das Unternehmen zu legitimen und begründeten Hinweisen auf illegale Handlungen oder schwerwiegende Verstöße, von denen es Kenntnis erhält. Die Grundlagen der Warnpolitik lauten:
- Gewährleistung der Einhaltung der Grundrechte und - freiheiten von Personen, die derartige Meldungen einreichen, u. a. durch Gewährleistung der Meinungs- und Informationsfreiheit, des Schutzes personenbezogener Daten und des Schutzes von Arbeitnehmern vor nachteiligen Folgen, die ihnen durch eine Meldung entstehen können;
- Verantwortlichkeit (der Hinweisgeber ist verpflichtet, Daten oder Informationen zur Unterstützung seiner Meldung vorzulegen);
- Objektivität (die Überprüfung wird ohne Subjektivität durchgeführt);
- der Grundsatz von Treu und Glauben (nur tatsächliche Verstöße melden);
- der Grundsatz der Gleichbehandlung (niemand darf den durch diese Politik gewährten Schutz ausnutzen, um eine mögliche Disziplinarstrafe für ein von ihm selbst begangenes schwerwiegenderes Vergehen der Nichtmeldung zu verringern).

1.3 Begriffsdefinitionen

Hinweisgeber (whistle blower) – eine natürliche Person (Angestellter, ehemaliger Angestellter, Kandidat oder Mitarbeiter), die über die in dieser Politik genannten Kommunikationskanäle eine (anonyme oder unterschriebene) Meldung einreicht, die Informationen über Gesetzesverstöße, mögliche Unregelmäßigkeiten, die Nichteinhaltung interner Ethikregeln, Geschäftsverhalten, Korruption oder Verstöße gegen geltendes nationales oder europäisches Recht enthält, die im Rahmen oder im Zusammenhang mit der Tätigkeit von ELMAS S.R.L. aufgetreten sein könnten und die in einem beruflichen Kontext erhalten wurden;
Partner – jede natürliche Person, die in eigenem Namen oder als Vertreter, Angestellter oder Unterauftragnehmer einer juristischen Person in Geschäftsbeziehungen, unabhängig von deren Art, mit ELMAS S.R.L. eine Tätigkeit ausübt oder ausgeübt hat;
Kommission für die Untersuchung von Warnungen – die Kommission, die durch Entscheidung des Verwalters der ELMAS S.R.L. ernannt wird und aus mindestens 3 Personen besteht;
Beruflicher Hintergrund – derzeitige oder frühere berufliche Tätigkeiten jeglicher Art, bezahlt oder unbezahlt, die innerhalb der ELMAS S.R.L. oder innerhalb anderer öffentlicher oder privater juristischer Personen ausgeübt werden und aufgrund derer Personen Informationen über Gesetzesverstöße erhalten und im Falle einer Anzeige Schaden erleiden können;
Gesetzesverstöße – Handlungen oder Nichthandlungen, die eine Nichteinhaltung von Rechtsvorschriften in Bereichen wie den unter Punkt 2 genannten darstellen, oder auch nur ein begründeter Verdacht auf tatsächliche oder mögliche Gesetzesverstöße;
Beauftragte Person – der vom Unternehmen benannte Mitarbeiter der ELMAS S.R.L., der für die Aufnahme von Meldungen, deren Erfassung, die Prüfung und Lösung der Meldung zusammen mit dem zu diesem Zweck eingesetzten Meldestelle sowie für die Kommunikation mit dem Hinweisgeber zuständig ist. Die beauftragte Person handelt unparteiisch, informiert die Geschäftsleitung über den Lösungsvorschlag und setzt sich mit dem Hinweisgeber und den beteiligten Behörden oder Institutionen in Verbindung;
Meldungsbetroffene Person – die natürliche oder juristische Person, die in der Meldung als die Person genannt wird, der der Verstoß zugeordnet wird oder mit der diese Person in Verbindung steht;
Geschäftsführung – der Verwalter der ELMAS S.R.L.;
Politik – aktuelle Warnpolitik;
Interne Meldung – besteht in der Übermittlung von Informationen über Verstöße, die unter diese Politik gehören, unter Verwendung der von ELMAS S.R.L. bereitgestellten internen Meldewege;
In gutem Glauben eingereichte Meldung - eine legitime, ernsthafte Mitteilung, die auf der Grundlage vernünftiger Gründe für den Hinweisgeber erfolgt, die ihn zu der Annahme veranlassen, dass die Informationen über das Auftreten oder das mögliche Auftreten einer unter diese Politik fallenden Unregelmäßigkeit in oder im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von ELMAS S.R.L. zum Zeitpunkt der Meldung wahr sind.

2. Meldepflichtige Situationen

Beispiele für meldepflichtige Situationen:

1. Verstöße gegen das Gesetz in Bereichen wie, aber nicht ausschließlich
- Öffentliches Auftragsmanagement, Kataster und Immobilienwerbung, Baukonzessionen
- Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Produktsicherheit und Konformität
- Umweltschutz
- Lebens- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
- Gesundheitswesen
- Verbraucherschutz
- Verkehrssicherheit
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten, Sicherheit von Netzwerken und Informationssystemen
- Wettbewerb und staatliche Beihilfen
- Besteuerung oder Erlangung von Steuervorteilen, die dem Ziel/Zweck des Steuerrechts widersprechen

2. Verstöße gegen ethische Grundsätze und Verhaltensregeln
3. grob fahrlässige Handlungen, möglicher Betrug oder Korruption
4. Handlungen/Taten, die den guten Ruf von ELMAS S.R.L. gefährden.
5. Handlungen/Taten, die einen Interessenkonflikt mit ELMAS S.R.L. oder ELMAS S.R.L. Kunden/Lieferanten darstellen.
6. Handlungen/Taten, die die Sicherheit eines Mitarbeiters gefährden, sexuelle Belästigung und rassistische oder andere Diskriminierung
7. Gewährung oder Annahme von Bestechungsgeldern
8. Versuche, die oben beschriebenen Situationen zu verschleiern/zu verbergen.

Stellt sich nach Erhalt einer Warnung heraus, dass eine Analyse des Sachverhalts disziplinarische Ermittlungen erforderlich macht, so fallen diese nicht unter die vorliegende Politik und werden gesondert nach den Regeln des Arbeitsrechts und der Geschäftsordnung der ELMAS S.R.L. behandelt. In diesem Fall erfolgt das Verfahren zur Untersuchung der vom Hinweisgeber vorgebrachten Angelegenheit parallel zum Disziplinarverfahren. ELMAS S.R.L. ist nicht verpflichtet, den Hinweisgeber über das Verhalten und/oder das Ergebnis der gegen einen Mitarbeiter angeordneten disziplinarischen Untersuchung zu informieren.

3. Wer kann Meldungen einreichen

Kein Angestellter oder Mitarbeiter sollte Unregelmäßigkeiten zulassen, die von Vorgesetzten, Untergeordneten, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern begangen werden; aus diesem Grund wird jeder Angestellte und/oder Partner aufgefordert, diese zu melden. Zu den Personen, die eine Meldung einreichen können, gehören auch folgende Personen:
- Gesellschafter und Personen, die der Geschäftsführung der ELMAS S.R.L. angehören
- bezahlte und unbezahlte Freiwillige und Praktikanten
- jede andere Person, die unter der Aufsicht und Geschäftsführung von

ELMAS S.R.L., ihre Unterauftragnehmer und/oder Mitarbeiter
- ehemalige Mitarbeiter der ELMAS S.R.L.
- Personen, die sich um eine Stelle bei ELMAS S.R.L. etc. beworben haben.

Jede der oben genannten Personen, die folgende Bedingungen erfüllt, kann ein Hinweisgeber sein:
- meldet in gutem Glauben mutmaßliche/mögliche Verstöße gegen das Gesetz oder interne Vorschriften;
- erstellt eine Meldung über den Sachverhalt, der Gegenstand dieser Politik ist;
- handelt in gutem Glauben, da sie von der Realität der Situation oder der Tatsache überzeugt ist, dass die Handlung einen Gesetzesverstoß darstellt.

4. Meldeverfahren

Die Meldung innerhalb der ELMAS S.R.L. kann schriftlich, erfolgen, indem die Beschwerde an die E-Mail-Adresse des Unternehmens oder an die Adresse des Unternehmens zu Händen des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens übermittelt wird. In Ausnahmefällen, wenn dieses Portal aus verschiedenen Gründen nicht funktioniert, kann die Meldung elektronisch per E-Mail an info@elmas.ro, ELMAS S.R.L. gesendet werden. Auf schriftlichen Antrag des Hinweisgebers, der über einen der oben genannten Kanäle eingereicht wird, kann die Meldung in einem persönlichen Gespräch zwischen dem Hinweisgeber und der beauftragten Person erfolgen, das innerhalb von höchstens 30 Tagen nach Eingang der Meldung stattfinden muss.

Bei einer persönlichen Meldung muss die beauftragte Person ein schriftliches Protokoll des Gesprächs anfertigen, in dem das Gespräch vollständig und genau wiedergegeben wird. Die beauftragte Person muss dem Hinweisgeber die Möglichkeit anbieten, das Protokoll zu überprüfen, zu verbessern und mit seiner Unterschrift zu bestätigen. Ist der Hinweisgeber mit der Aufzeichnung des Gesprächs nicht einverstanden oder unterschreibt er die Aufzeichnung nicht, so muss er/sie den Sachverhalt schriftlich melden.

Die Meldung kann unterschrieben/übernommen oder anonym erfolgen.

5. Inhalt der Meldung/Warnung

Die unterschriebene/übernommene Meldung muss mindestens folgende Elemente enthalten:
- den Vor- und Nachnamen des Hinweisgebers (der Person, die die Meldung einreicht);
- Kontaktdaten des Hinweisgebers (der Person, die die Meldung einreicht);
- der berufliche Kontext, in dem die Informationen erhalten wurden;
- Beschreibung der Handlung, die einen Gesetzesverstoß innerhalb oder im Zusammenhang mit der Tätigkeit von ELMAS S.R.L. darstellen könnte;
- Beweise, die die Meldung stützen;
- Datum;
- Unterschrift.

Anonyme Meldung: Die Verwendung einer bestimmten E-Mail-Adresse ermöglicht anonyme Meldungen:
In beiden Fällen erhält der Hinweisgeber unmittelbar nach der Meldung per E-Mail einen Code, der gleichzeitig die Bestätigung des Eingangs der Meldung darstellt. Mit diesem Code kann der Hinweisgeber während des gesamten Untersuchungszeitraums des gemeldeten Falles Informationen anfordern, um damit verbundene Fragen zu beantworten, zusätzliche Einzelheiten mitzuteilen oder einfach nur den Stand der Untersuchung und die Lösung der gemeldeten Fälle zu erfahren.
Auch im Falle einer anonymen Meldung müssen dieselben Angaben gemacht werden wie im Falle einer unterschriebenen Meldung, mit Ausnahme der Identität des Hinweisgebers und seiner Unterschrift. Voraussetzung für die Prüfung der Meldung ist jedoch, dass die Eigenschaft des Hinweisgebers und das Vorliegen schwerwiegender Anhaltspunkte für einen Gesetzesverstoß angegeben werden.

6. Hinweisgeberschutz

! ELMAS S.R.L. verpflichtet sich, die Identität der Person, die die genannten Unregelmäßigkeiten anonym gemeldet hat, nicht zu ermitteln.
! ELMAS S.R.L. garantiert, dass die Einreichung einer Meldung in gutem Glauben keine nachteiligen Umstände oder Konsequenzen für den Angestellten oder Mitarbeiter, seine Entlassung oder irgendeine andere Form der Repression nach sich ziehen wird.
! ELMAS S.R.L. garantiert Vertraulichkeit und Anonymität in Bezug auf die Identität des Hinweisgebers, es sei denn, der Hinweisgeber stimmt der Veröffentlichung der Identität zu.
! ELMAS S.R.L. verbietet jegliche repressive Maßnahme gegen die Person, die einen Missbrauch oder eine Unregelmäßigkeit meldet, wenn die Meldung in gutem Glauben eingereicht wurde.
! Repressive Maßnahmen sind insbesondere die Entlassung eines Arbeitnehmers, die Kündigung des individuellen Arbeitsvertrags, die Änderung des individuellen Arbeitsvertrags, die Kürzung des Gehalts und die Änderung der Arbeitszeit, die Zurückstufung oder die Verhinderung einer Beförderung, die Kündigung des Arbeitsvertrags mit einem Mitarbeiter, die Belästigung, die Diskriminierung oder das missbräuchliche Verhalten des Vorgesetzten gegenüber einem Arbeitnehmer oder einem Mitarbeiter im Arbeitsverhältnis, einschließlich der Einflussnahme auf eine Person, die mit dem Arbeitnehmer oder dem Mitarbeiter in Kontakt steht, sowie Handlungen, die zur Verschlechterung der Arbeitsbedingungen des Arbeitnehmers oder des Mitarbeiters führen.

ELMAS S.R.L. erlaubt und unterstützt keine Meldungen von Angestellten oder Mitarbeitern, die unwahre Informationen enthalten, mit dem alleinigen Ziel, andere Angestellte oder Mitarbeiter zu diskreditieren.

Der Schutz der Hinweisgeber im Rahmen dieser Politik gilt nur unter den folgenden Bedingungen:
- Erhalt der Informationen über Gesetzesverstöße in einem beruflichen Kontext;
- berechtigten Grund zu der Annahme, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung wahr waren;
- unter den oben genannten Bedingungen eine interne Meldung eingereicht wurde.

7. Ermittlungs - und Lösungsmethode

7.1. Beauftragte Person – ist die auf Ebene der ELMAS S.R.L. ernannte Person, die für die Entgegennahme, Erfassung, Prüfung, Ergreifung von Folgemaßnahmen und Lösung von Meldungen verantwortlich ist und unparteiisch handelt. Die BEAUFTRAGTE PERSON erhält die Meldungen, die über die in dieser Politik vorgesehenen Kommunikationsmittel eingereicht werden. Die Meldungen werden in das von der BEAUFTRAGTEN PERSON verwalteten besonderen elektronischen Register eingetragen und unterliegen der Überprüfung durch einen Untersuchungsausschuss für Hinweisgeber. Die BEAUFTRAGTE PERSON ist die Person, die die Arbeit des Ausschusses koordiniert und beaufsichtigt und dafür sorgt, dass die Vertraulichkeit und Unabhängigkeit des Ausschusses eingehalten wird.

Handelt es sich bei der meldenden Person (dem Hinweisgeber) um eines der Mitglieder des Untersuchungsausschusses für Hinweisgeber, so schlägt die BEAUFTRAGTE PERSON der Geschäftsführung vor, sie durch eines der stellvertretenden Mitglieder zu ersetzen. Richtet sich die Meldung an den Vorgesetzten des meldenden Mitarbeiters oder an einen der gesetzlichen Vertreter des Unternehmens, damit die beauftragte Person die Meldung aufzeichnen kann, reicht der Hinweisgeber die Meldung auch schriftlich ein, indem er sie auf der Plattform whistle-blow.org einreicht, oder gegebenenfalls mündlich - persönlich mit der beauftragten Person, wobei er das Gesprächsprotokoll unterschreibt.

7.2. Datenschutz
Die für die Bearbeitung der Meldung beauftragte Person ist verpflichtet, die Identität des Hinweisgebers im öffentlichen Interesse oder Informationen, die eine direkte oder indirekte Identifizierung des Hinweisgebers ermöglichen würden, nicht weiterzugeben, es sei denn, er/sie hat die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers.

Ausnahmsweise dürfen die Identität des Hinweisgebers oder andere Informationen über den Hinweisgeber nur dann veröffentlicht werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, wobei die darin festgelegten Bedingungen und Grenzen einzuhalten sind. In diesem Fall wird der Hinweisgeber stets im Voraus schriftlich über die Veröffentlichung der Identität und die Gründe für die Veröffentlichung der vertraulichen Daten in Kenntnis gesetzt. Stellt sich jedoch heraus, dass eine vorherige Information des Hinweisgebers die Ermittlungen oder das Gerichtsverfahren gefährden würde, so wird die vorherige Information des Hinweisgebers nicht durchgeführt.

Informationen, die in Meldungen enthalten sind und Geschäftsgeheimnisse darstellen, dürfen nicht für andere als die zur Lösung der Meldung erforderlichen Zwecke verwendet oder veröffentlicht werden.

7.3. Annahme, Registrierung und vorläufige Prüfung von Meldungen
Die BEAUFTRAGTE PERSON leitet eine sorgfältige Prüfung ein, um festzustellen, ob die in der Meldung enthaltenen Informationen die Einleitung und Durchführung einer Klärungsmaßnahme ermöglichen. Hat die meldende Person zutreffende, vollständige und korrekte Kontaktangaben angegeben, bestätigt die BEAUFTRAGTE PERSON dem Hinweisgeber den Erhalt der Meldung spätestens 7 Kalendertage nach deren Eingang. Der von der E-Mail generierte PIN-Code gilt ebenfalls als Empfangsbestätigung und ersetzt die Bestätigung durch die beauftragte Person.

Die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit bleibt auch dann bestehen wenn die Meldung irrtümlich bei einer anderen Person innerhalb der ELMAS S.R.L. als der beauftragten Person eingegangen ist. In diesem Fall ist die Meldung unverzüglich an die beauftragte Person durch Übermittlung an die Adresse der ELMAS S.R.L. weiterzuleiten. In Fällen, in denen relevante, korrekte oder vollständige Informationen fehlen, kann die BEAUFTRAGTE PERSON die Person, die die Meldung eingereicht hat, kontaktieren, um zusätzliche Informationen zu erhalten. Die auf diese Weise erhaltenen zusätzlichen Informationen sind Gegenstand einer vom Hinweisgeber ausgefüllten und unterschriebenen Zusatzerklärung oder eines von der benannten Person erstellten Gesprächsprotokolls, das dem Hinweisgeber per E-Mail zugesandt und vom Hinweisgeber in einer ebenfalls per E-Mail übermittelten Antwort schriftlich bestätigt wird.

Abhängig von den Ergebnissen der Vorabprüfungen weist die beauftragte Person dem Bericht den Status von zu: "zur Überprüfung", oder "klassifiziert".

Bei Meldungen, die den Status "zur Überprüfung", erhalten haben, die beauftragte Person:
unterzieht alle Informationen und Dokumente im Zusammenhang mit der Meldung einem Anonymisierungsverfahren der meldenden Person;
- leitet ein Verfahren ein, das darauf abzielt, den gemeldeten Verstoß so umfassend wie möglich zu klären, wobei der Untersuchungsausschuss für die Meldung von Verstößen und gegebenenfalls andere Personen innerhalb des Unternehmens oder extern, unter Einbeziehung externer Berater/Assistenten, hinzugezogen werden;
- Wenn die Überprüfung der gemeldeten Vorfälle die Befugnisse/Kompetenzen des Untersuchungsausschusses übersteigt, wird die Meldung einem Bereich der Unternehmensstruktur zugewiesen (z. B. Personalabteilung, Lebensmitteleinkauf, Non-Food-Einkauf, Buchhaltung, Verkauf usw.).

Damit die Klärungspolitik wirksam durchgeführt werden kann, sollte die Meldung ausreichende Informationen enthalten, um folgende Fragen zu beantworten:
Wo? – Name des Unternehmens, auf das sich die Meldung bezieht. Wenn möglich, werden weitere Orte angegeben, die mit dem gemeldeten Verdacht oder dem gemeldeten Missbrauch oder den Unregelmäßigkeiten in Zusammenhang stehen.
Wer? – jedes der meldenden Person bekannte Datum, das den Angestellten, Mitarbeiter oder eine andere Person identifiziert, auf die sich die Meldung bezieht oder die mit der Meldung in Verbindung steht. Informationen über Personen, die möglicherweise Zeugen oder Opfer der gemeldeten Situation sind.
Was? – eine Beschreibung des Ereignisses mit allen zugehörigen Informationen und Dokumenten.
Wann? – das Datum des Ereignisses und/oder den Zeitraum, in dem der Missbrauch oder die Unregelmäßigkeit stattgefunden hat
Wie? – mit welchen Mitteln, Instrumenten oder Systemen der gemeldete Missbrauch oder die Unregelmäßigkeit begangen wurde
Warum? – warum Sie glauben, dass der Täter den möglichen Missbrauch oder die Unregelmäßigkeit begangen hat

Der Status "klassifiziert" wird zugewiesen, wenn nach einer ersten Prüfung festgestellt wird, dass:
a) die Meldung irrelevant ist - sie bezieht sich nicht auf einen Verstoß, der unter diese Politik fällt - oder sie ist eindeutig falsch;
b) die Meldung ist unbedeutend und erfordert außer der Einstellung des Verfahrens keine weiteren Maßnahmen;
c) die übermittelten Informationen waren unzureichend oder konnten nicht überprüft werden, und die meldende Person hat es versäumt, innerhalb von 15 Tagen zusätzliche Informationen zu übermitteln.

7.4. Durchführung von Folgemaßnahmen
Alle von der BEAUFTRAGTEN PERSON gesammelten Informationen sind vertraulich und dürfen nicht weitergegeben werden, es sei denn, die Weitergabe würde bestimmte Ermittlungen oder Gerichtsverfahren gefährden, oder die Weitergabe ist für die effiziente Durchführung des Melde-, Klärungs- und Lösungsverfahrens erforderlich. Sofern keine ausdrückliche Zustimmung der meldenden Person vorliegt, dürfen von der mit der Bearbeitung der Meldung beauftragten Person keine Informationen weitergegeben werden, die die meldende Person direkt oder indirekt identifizieren würden.

Wenn die Meldung den Status "zur Analyse", erhalten hat, setzt die BEAUFTRAGTE PERSON das Klärungsverfahren in Gang. Unter der Aufsicht der beauftragten Person unternehmen die Mitglieder des Untersuchungsausschusses Schritte, um die Umstände des gemeldeten Sachverhalts zu ermitteln. Je nach Grad und Art der Unregelmäßigkeit können folgende Maßnahmen ergriffen werden, die jedoch nicht darauf beschränkt sind:

*Dokumentenanalyse
*Analyse der öffentlich verfügbaren Informationen
*Beratung mit internen oder externen Experten zu Einzelheiten
*Durchführung von Gesprächen zur Klärung von Informationen mit Angestellten, Mitarbeitern und ggf. anderen Personen (z. B. Mitarbeitern des Geschäftspartners)
*Aufnahme von Erklärungen.

Während des Klärungsverfahrens sorgen die BEAUFTRAGTE PERSON und die Mitglieder des Untersuchungsausschusses dafür, dass die Zahl der Personen, die von dem möglichen Verstoß oder der möglichen Unregelmäßigkeit benachrichtigt werden, so gering wie möglich ist. Wird die Meldung im Laufe des Klärungsverfahrens nicht bestätigt, erstellt der Untersuchungsausschuss einen Bericht, in dem die für die Untersuchung durchgeführten Tätigkeiten und das Ergebnis der Untersuchung beschrieben werden, und die Meldung erhält den Status "unbestätigt", und wird von der BEAUFTRAGTEN PERSON archiviert.

Wird die Meldung ganz oder teilweise bestätigt, erstellt der Untersuchungsausschuss unter der Aufsicht der beauftragten Person einen schriftlichen Bericht, der sowohl eine Beschreibung der durchgeführten Tätigkeiten als auch eine Schlussfolgerung des Verfahrens enthält. Der Bericht wird auch der Geschäftsführung der ELMAS S.R.L. vorgelegt. Wenn die Meldung geprüft und als gerechtfertigt bestätigt wird, erhält sie den Status "bestätigt".

Die während des Klärungsverfahrens erstellten Unterlagen werden gemäß den Archivierungsvorschriften der ELMAS S.R.L. archiviert. Auf der Grundlage des Berichts zum Klärungsverfahren können (ohne Einschränkung) folgende Maßnahmen ergriffen werden:
*Einleitung von Disziplinar- oder strafrechtlichen Ermittlungsverfahren gegen die in den Fall beteiligten Angestellten oder Mitarbeiter;
*die Beratung der Rechtsinstitutionen
*Einführung zusätzlicher Prozesse oder Verfahren
*Änderung bestehender Prozesse und Verfahren *Schulung der Mitarbeiter durch Teilnahme an Kursen
*in begründeten Fällen werden alle Mitarbeiter oder nur die Mitarbeiter einer internen Abteilung über das durchgeführte Verfahren, seine Ergebnisse und die getroffenen Korrekturmaßnahmen informiert
*Abschluss anderer Korrekturmaßnahmen.

Die beauftragte Person dokumentiert das gesamte Klärungsverfahren in Form eines elektronischen Berichts. Die Dokumentation der Berichte sollte Folgendes umfassen:
*Meldungsnummer
*Meldungsbeschreibung
*Status des Klärungsverfahrens - offen, abgeschlossen, bestätigt, unbestätigt
*Beschreibung der wichtigsten getroffenen Entscheidungen - z. B. über die Kündigung von Arbeitsverträgen von Mitarbeitern, die Einführung zusätzlicher interner Kontrollen oder anderer Verfahren, die eingeführt oder geändert wurden.

7.5. Informationspflicht
Die beauftragte Person ist verpflichtet, den Hinweisgeber im öffentlichen Interesse über den Stand der Folgemaßnahmen zu informieren, und zwar spätestens 3 Monate nach dem Datum der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, falls er keine Bestätigung des Eingangs der Meldung erhalten hat, nach Ablauf von 7 Tagen, gerechnet ab dem Datum des Eingangs der Meldung, und danach immer dann, wenn sich der Stand der Folgemaßnahmen weiterentwickelt, es sei denn, diese Informationen könnten den Stand der Folgemaßnahmen gefährden.

Die beauftragte Person ist verpflichtet, die Geschäftsführung der ELMAS S.R.L. darüber zu informieren, wie mit der Meldung umzugehen ist. Die beauftragte Person ist verpflichtet, den Hinweisgeber im öffentlichen Interesse darüber zu informieren, wie die Meldung bearbeitet wurde, auch wenn sie abgeschlossen wurde.

Die beauftragte Person stellt diese Politik in regelmäßigen Abständen vor oder macht sie bekannt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sowohl die Politik als auch die verfügbaren Kanäle zur Meldung mutmaßlicher Unregelmäßigkeiten kennen. Im Falle von Zweifeln oder Missverständnissen in Bezug auf diese Politik kann jeder Mitarbeiter/Partner/Beteiligte die beauftragte Person um zusätzliche Informationen nachfragen.